วิชาเลขานุการบริหาร
อนุสิษฐ ประเสริฐดี (28 กค 54 ) วิทยาลัยพณิชยการบึงพระพิษณุโลก
หลักการจัดสำนักงานและวางผังสำนักงาน
การดำเนินธุรกิจทุกองค์การต้องมีสำนักงานที่ใช้เป็นศูนย์กลางในการติดต่อประสานงานระหว่างหน่วยงาน เนื่องจากสำนักงานจะเป็นศูนย์ปฏิบัติงานด้านเอกสาร ศูนย์บัญชาการหรือศูนย์สั่งการขององค์การแล้วสภาพแวดล้อมย่อมเป็นปัจจัยที่สำคัญ
สภาพแวดล้อมของสำนักงาน (office environment) หมายถึง ปัจจัยทางกายภาพหลายอย่างที่มีผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมภายใจสำนักงาน ได้แก่ แสงสว่าง การใช้สี เสียงรบกวน และสภาพของอากาศ เป็นต้น
สภาพแวดล้อมทางกายภาพ ในสำนักงานที่พนักงานปฏิบัติงานอยู่จะส่งผลกระทบต่อผลผลิตของพนักงาน เช่นเดียวกับความพึงพอใจในงานของพนักงาน ขณะเดียวกับจำนวนของปัจจัยต่าง ๆ ที่เป็นองค์ประกอบของสภาพแวดล้อมในสำนักงานก็อาจมีผลกระทบต่อฐานะทางการเงินของกิจการได้ทั้งทางบวกและทางลบ องค์การที่มีสภาพแวดล้อมที่ดีจะส่งผลให้พนักงานมีสุขภาพกายและสุขภาพจิตที่ดี มีความตั้งใจในการทำงานเพิ่มขึ้น ในทางตรงกันข้ามองค์การที่มีการกำหนดสภาพแวดล้อมไม่เหมาะสม ก็จะเป็นผลให้พนักงานเกิดความไม่สบายด้านร่างกายและจิตใจได้ เช่น ปวดศรีษะ วิงเวียน ความเหนื่อยถ้าที่ผิดปกติ อาเจียน หายใจลำบาก เจ็บคอ มีการติดเชื่อของทางเดินหายใจส่วนบน ไอ มีผื่นขึ้นตามผิดหนัง และอื่น ๆ เป็นต้น ทั้งนี้ย่อมส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเป็นอย่างมาก ผู้บริหารองค์การจึงควรให้ความสำคัญต่อการจัดสภา พแวดล้อมภายในสำนักงาน แม้ว่าจะต้องใช้งบประมาณในการจัดการ แต่เมื่อประเมินผลได้ผลเสียที่เกิดขึ้นแล้ว ก็จะเห็นว่าการลงทุนในเรื่องของ สภาพแวดล้อมเป็นการลงทุนที่ให้ผลคุ้มค่า
การจัดสภาพแวดล้อมของสำนักงาน เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบที่สำคัญ ได้แก่ แสงสว่างในสำนักงาน การใช้สีตกแต่งสำนักงาน การควบคุมเสียงในสำนักงาน การปรับอากาศในสำนักงานและการจัดระบบความปลอดภัยในสำนักงาน ดังจะได้กล่าวรายละเอียดต่อไปนี้
1. แสงสว่างในสำนักงาน (lighting)
แสงสว่างเป็นปัจจัยแวดล้อมที่สำคัญมากที่สุดปัจจัยหนึ่ง ที่มีผลกระทบต่อพนักงานทั้งด้านกายภาพและด้านจิตวิทยา ด้านกายภาพนั้นการมีแสงสว่างไม่เพียงพอจะเป็นการเพิ่มความล้าและความเครียดให้แก่สายตาของพนักงาน ส่วนด้านจิตวิทยานั้น จะเป็นผลให้พนักงานขาดขวัญกำลังใจในการทำงาน ทำให้พนักงานมีผล
-2-
การปฏิบัติงานลดลงทั้งด้านปริมาณและคุณภาพ การจัดระบบแสงสว่างที่มีประสิทธิผล จะต้องคำนึงถึงปริมาณและคุณภาพของแสงสว่างที่ดีที่สุดสำหรับพนักงาน โดยพิจารณาถึงรูปแบบการทำงาน ลักษณะของงาน และพื้นที่ในการทำงานของพนักงานด้วย ทั้งนี้ คีลลิง คาลเลาส์ และนูเนอร์ ได้เสนอระดับปริมาณของแสงสว่างที่เหมาะสมสำหรับพื่นที่สำนักงานหรืองานสำนักงานประเภทต่าง ๆ (Kelling, Kallaus and Neuner 1978 : 136)
ระดับความเข็มของแสงสว่างสำหรับพื้นที่สำนักงาน หรืองานสำนักงานประเภทต่าง ๆ
- จัดแสงสว่างให้ส่องตรง เป็นการให้แสดงสว่างประมาณ 90-10% ส่องจากแหล่งที่มาของแสงตรงไปยังตำแหน่งที่ต้องการแสง การให้แสงแบบนี้จะทำให้แสงส่องเข้าตามากทำให้มีเงา ตาพร่ามัวได้
- จัดให้แสดงส่องตรงเพียงกึ่งหนึ่ง ให้แสงประมาณ 10-40 % ส่องตรงไปยังตำแหน่งที่ต้องการแสง ส่วนอีกด้านหนึ่งส่องขึ้นเพดานแล้วสะท้องกลับ
- จัดให้แสดงส่องทางอ้อม ให้แสงสว่าง 90-100 % ส่องขึ้นเบื้องบน ซึ่งอาจทำได้โดยการจัดให้แสงสะท้อนจากฝาผนังและเพดานห้อง วิธีนี้เป็นการกระจายแสงได้ดีที่สุดไม่ทำให้แสงพุ่งเข้าตา
- จัดให้แสงส่องทางอ้อมกึ่งหนึ่ง แสงประมาณ 60-90% ส่องขึ้นเบื้องบนทำให้แสดงสะท้อนเพดานลงไปเบื้องล่าง ซึ่งมีเงาและแสงจะส่องเข้าตา ทาสีเพดานด้วยสีอ่อน ๆ
- จัดให้แสงกระจายทั่วไป ประมาณ 40-60% ส่องตรงลงเบื้องล่าง วิธีนี้ทำให้แสงบางส่วนส่องขึ้นเพดานบนฝาผนังแล้วสะท้อนกลับไปยังตำแหน่งที่ต้องการใช้แสงทำให้แสงส่องเข้าตาและมีเงา
2. การใช้สีตกแต่งสำนักงาน (color considerations)
ในการวางแผนเกี่ยวกับปัจจัยด้านกายภาพของสำนักงานนั้น ควรคำนึงถึงเรื่องการใช้สีในการตกแต่งสำนักงานเป็นอันดับแรก เนื่องจากสีสันของสำนักงานจะมีอิทธิพลต่อการสร้างภาพลักษณ์ (image) ขององค์การ การกำหนดสีสัน ที่เหมาะสมของสำนักงาน สามารถสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าหรือผู้ที่เข้ามาติดต่อในสำนักงาน โดยเป็นตัวกระตุ้นให้ผู้พบเห็นรู้สึกว่าองค์การนั้นเป็นองค์การที่มีประสิทธิภาพ เกิดความรู้สึกเชื่อมั่นและไว้วางใจในองค์การได้ ในตรงกันข้ามหากสำนักงานมีสีสันน่าเบื่อ ไม่กระตุ้นให้ผู้พบเห็นเกิดความรู้สึกว่าถูกเชื้อเชิญ ก็จะเป็นการสร้างความรู้สึกด้านลบและไม่ไว้วางใจองค์การได้ และที่สำคัญสีของสำนักงานจะส่งผลกระทบต่อสุขภาพกายและสุขภาพจิตของพนักงานได้เป็นอย่างมาก เช่น สีทา เป็นสีที่เร้าให้พนักงานง่วงนอนได้ สีเข้ม เช่น สีแดง หรือสีส้ม มักกระตุ้นให้เกิดอาการปวดศีรษะ สีอ่อน เช่น สีขาว หรือสีครีมจะกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกอยากทำงาน เป็นต้น
-3-
สีต่าง ๆ จะมีค่าของการสะท้อนแสง (reflectance value) แตกต่างกัน สีอ่อนจะมีค่าของการสะท้อนแสงสูงกว่าสีเข้ม จะแสดงค่าของการสะท้อนแสงของสีต่าง ๆ ผู้ตกแต่งสำนักงานจะต้องเลือกสีโดยใช้ประโยชน์จากระดับของการสะท้อนแสงของสีเหล่านี้นอย่างเหมาะสม เช่น ในการทาสีเพดานห้องจะต้องการสีที่มีค่าของการสะท้อนแสงสูงกว่าสีของพื้นห้อง เนื่องจากสีอ่อนของเพดานจะสะท้อนแสงสว่างลงมาข้างล่าง ซึงจะลดความจ้าของแสงและเงาต่าง ๆ บนพื้นที่ทำงาน ในพื้นที่ที่มีแสงธรรมชาติน้อยสีอ่อนของผนังห้องจะช่วยให้ลดปริมาณแสงประดิษฐ์จากหลอดไฟต่าง ๆ ทำให้สามารถประหยัดพลังงานได้
ข้อเสนอแนะในการใช้สีแตกต่างสำนักงาน ในการใช้สีตกแต่งสำนักงานควรพิจารณาเลือกสีโดยคำนึงถึข้อเสนอแนะต่อไปนี้
1. ในการเลือกสีเพื่อตกแต่งสำนักงาน ต้องคำนึงถึงผลกระทบของสีที่มีต่อสิ่งแวดล้อมทั้งหมดของสำนักงานด้วย
2. สีดำและสีขาวเป็นสีที่มีอิทธิพลมากกว่าสีอื่น ๆ สีดำจะทำให้สีอื่นสว่างและชัดเจนมากยิ่งขึ้น ส่วนสีขาวจะทำให้สีอื่นดูมืดมล
3. สีใด ๆ ก็ตามที่ตัดกับสีที่เข้มกว่าจะทำให้สีนั้นดูอ่อนลง ในทางตรงกันข้ามสีที่ตัดกับสีอ่อนกว่าก็จะทำให้สีนั้นดูเข้มกว่าเดิม
4. สีต่าง ๆ จะลดความสดใสลงในพื้นที่ที่มีแสงจ้า และจะลดความมืดและความเข้มลในแสงสลัว
5. ควรมีการใช้สีที่ทำให้ความรู้สึกอบอุ่นมากขึ้น ในกรณีที่มีการใช้สีที่ให้ความรู้สึกเย็นลดน้อยลง สีที่ให้ความรู้สึกอบอุ่น เช่น สีแดง สีส้ม และสีเหลือง ส่วนสีที่ให้ความรู้สึกเย็น เช่น สีน้ำเงิน สีเขียว และสีม่วง
6. การใช้สีที่คมเข้มตัดกันสองสี จะมีแนวโน้มทำให้ผู้พบเห็นมีอาการสายตาเมื่อยล้ามากกว่าเกิดความกระฉับกระเฉง
7. สำหรับห้องขนาดเล็กที่มีแสงสว่างจ้า ควรมีการใช้สีที่สองเพื่อให้เกิดความสมดุลทำให้ห้องดูกว้างขึ้นและเป็นที่ดึงดูดใจ
8. สีอ่อนจะช่วยให้ห้องที่เล็กดูมีขนาดใหญ่ขึ้น
9. พื้นที่แคบสามารถทำให้ดูกว้างขึ้นได้ โดยทาสีขอบผนังให้อ่อนกว่าสีของผนัง
10. สีน้ำตามเป็นสีที่เหมาะสมที่สุด สำหรับการจัดสำนักงานให้มีสีสุขุม
11. เพดานที่ต่ำจะให้ดูสูงขึ้นได้ โดยทาสีที่อ่อนกว่าฝาผนัง
12. ในบริเวณที่ทำงาน บริเวณพื้นควรจะเป็นสีเข้มกว่าสีผนัง และสีผนังก็ควรจะเป็นสีเข้มกว่าสีเพดาน
13. การทาสีขอบหน้าต่างไม่ควรใช้สีเข้ม เพราะจะทำให้เกิดการตัดกันที่ชัดเจน
14. พื้นที่ทำงานที่มีแสงธรรมชาติมาจากทิศเหนือและทิศตะวันออก ควรใช้สีอบอุ่นทาผนังด้านตรงข้ามกับหน้าต่าง ในทางตรงกันข้ามหากแสงธรรมชาติเข้ามาจากทางทิศใต้หรือทางทิศตะวันตก ก็ควรใช้สีเย็นทางผนังด้านตรงข้ามกับหน้าต่างแทน
-4-
15. อาจลดแสงธรรมชาติที่เข้ามาทางหน้าต่าง โดยใช้ม่านหน้าต่างที่มีสีเหมาะสมและสวยงาม เพื่อแสดงให้เห็นถึงความมีศิลปะในการตกแต่งด้วย
3. การควบคุมเสียงในสำนักงาน (noise control)
ระดังเสียงในสำนักงานเป็นปัจจัยแวดล้อมที่สำคัญปัจจัยหนึ่งที่ผู้บริหารสำนักงานควรคำนึงถึง เพราะระดับเสียงที่สูงมากเกินพอดีย่อมมีผลกระทบต่อสุขภาพกายและสุขภาพของพนักงานตัวอย่างเช่น ระดับเสียงที่สูงเกินไปสามารถทำให้พนักงานสูญเสียความสามารถในการได้ยินชั่วคราวหรือถาวรได้ ระดับเสียงที่สูงยังทำให้พนักงานเกิดความเมื่อยล้าได้ และมีประสิทธิภาพการผลิตลดลง ขณะเดียวกันก็เป็นสาเหตุให้พนักงานเกิดอาการทางประสาท รู้สึกเครียด และความสามารถลดลง เป็นต้น นอกจากนี้ยังพบว่าระดับเสียงที่สูงจะสามารถเพิ่มความดันโลหิตและเพิ่มอัตราการเผาผลาญอาหาร (metabolic rate) ของบุคคลให้สูงขึ้นได้ ซึ่งอาจทำให้พนักงานเกิดปัญหาสุขภาพที่ร้ายแรงตามมาภายหลัง (Quible 1996 : 90)
ระดับความดังของเสียงสามารถวัดเป็นหน่วย เรียกว่า เดซิเบล (decibel) เสียงที่เบาที่สุดที่หูของมนุษย์จะได้ยินได้จะมีค่าระดับเสียงเท่ากับ 0 เดซิเบล เสียงอื่น ๆ ที่มีความเข้มของระดับเสียงในพื้นที่สำนักงาน ต่าง ๆ ซึ่งระดับเสียงที่ดังที่สุดในสำนักงานไม่ควรมีค่าเดซิเบลเกิน 90 เดซิเบล ทั้งนี้ระดับเสียงที่พอเหมาะสำหรับการปฏิบัติงานในสำนักงานมีค่าประมาณ 50 เดซิเบล และระดับเสียงที่สูงถึง 120 เดซิเบล หรือสูงกว่านี้ อาจมีผลให้เกิดการสูญเสียการได้ยินของหูได้ (Quible 1996 : 90)
แหล่งกำเนิดเสียง
|
ขนาดของเสียง/เดซิเบล
|
1. เสียงในโรงงานที่มีความอึกทึก
|
85
|
2. เสียงในภัตตาคารที่มีความอึกทึก
|
80
|
3. เสียงในสำนักงานที่มีความอึกทึก
|
57
|
4. เสียงในสำนักงานทั่ว ๆ ไป
|
50
|
5. เสียงในบ้านเงียบ ๆ
|
30
|
6. เสียงใบไม้ไหว
|
10
|
-5-
การจัดวางแผนผังสำนักงาน
การจัดวางแผนผังสำนักงาน (office layout) หมายถึง การจัดวัสดุ อุปกรณ์ และส่วนประกอบ ต่าง ๆ ภายในสำนักงานให้เหมาะสมกับพื้นที่ที่มีอยู่ (ศิริวรรณ เสรีรัตน์, สมชาย หิรัญกิตติ และชวลิต ประภวานนท์ ม.ป.ป. : 57) การจัดวางแผนผังสำนักงานเป็นกิจกรรมมีความสำคัญมากกิจกรรมหนึ่งของการบริหารสำนักงาน เพราะแผนผังสำนักงานหมายถึงผลกระทบต่อผลผลิตขององค์การได้ทั้งด้านบวกและด้านลบ เนื่องจากการจัดวางผังสำนักงานมีประเด็นสำคัญที่ต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างกันของต้นทุนการผลิต การออกแบบแผนผังสำนักงานจำเป็นต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างกันขององค์ประกอบ 3 องค์ประกอบ ได้แก่ 1) เครื่องมืออุปกรณ์ 2) การไหลของงาน และ 3) พนักงาน และเพื่อให้การออกแบบแผนผังสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด นักออกแบบจำเป็นต้องทำการศึกษาและวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างกันขององค์ประกอบทั้ง 3 อย่างละเอียด
ประโยชน์ของการจัดวางแผนผังสำนักงาน การจัดวางแผนผังสำนักงานที่ดีนั้นต้องสามารถใช้ประโยชน์จากพื้นที่ที่มีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิผล มีลักษณะของการประหยัดต้นทุนขณะเดียวกันก็สามารถผลักดันให้พนักงานเกินความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน อาจสรุปได้ว่า การจัดวางแผนผังสำนักงานที่มีประสิทธิผล จะให้ประโยชน์ต่อการดำเนินงานขององค์การ รวมทั้งให้ประโยชน์ด้านเศรษฐกิจ ดังนี้
1. ช่วยให้การจัดสรรพื้นที่ในองค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และพื้นที่เหล่านั้นได้รับการใช้ประโยชน์มากที่สุด
2. เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่น่าพึงพอใจสำหรับพนักงาน
3. ทำให้ลูกค้าและผู้มาติดต่อได้รับความสะดวกสบาย และเกิดความประทับใจที่ดีต่อองค์การ
4. ช่วยให้การไหลของงาน (work flow) ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5. การจัดวางแผนผังสำนักงานที่ดี จะส่งเสริมให้พนักงานมีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น ทำให้ผลผลิตของงานเพิ่มขึ้น
6. เป็นการอำนวยความสะดวกต่อการขยายสำนักงาน เมื่อมีความจำเป็นเกิดขึ้นในอนาคต
7. แผนผังสำนักงานที่ดี จะอำนวยความสะดวกต่อการควบคุมบังคับบัญชาของผู้เป็นหัวหน้างาน
หลักการวางแผนผังสำนักงานที่มีประสิทธิผล เซน เค ควิเบิล (Zane K. Quible) ได้เสนอหลักการวางแผนผังสำนักงานที่มีประสิทธิผล ไว้ 16 ประการ ดังนี้ (Quible 1996 : 68)
1. ควรต้องทำการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างเครื่องจักร ข้อมูล และบุคลากรในเส้นทางเดินของงานให้ละเอียด
2. ควรกำหนดเส้นทางเดินของงานให้เป็นแนวเส้นตรงมากที่สุดเท่าที่จะมากได้ และหลีกเลี่ยงการย้อนกลับไปกลับมาของงาน เพื่อเป็นการประหยัดเวลา และประหยัดพลังงานของบุคลากร ทั้งนี้อาจกำหนดเป็นรูปอักษรด้วยตัวยู (U) หรือตัวแอล (L)
-6-
3. เส้นทางเดินของงานควรหมุนเวียนรอบ ๆ แหล่งเอกสารหลัก ๆ ที่เกี่ยวข้อง
4. การวางแผนเกี่ยวกับการวางแผนผังสำนักงานคำนึงถึงความสัมพันธ์ตามลำดับชั้นและความสัมพันธ์ของการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลด้วย
5. ควรกำหนดให้พนักงาน หรือกลุ่มพนักงานที่ปฏิบัติงานคล้ายกัน หรือมีหน้าที่สัมพันธ์กันมีสถานที่ทำงานใกล้กัน
6. พนักงานหรือกลุ่มพนักงานที่ต้องสัมผัสกับสาธารณชนบ่อย ๆ ควรมีสถานที่ทำงานใกล้ทางเข้าออก
7. ควรกำหนดให้พนักงานหรือกลุ่มพนักงานที่ปฏิบัติงานซึ่งต้องอาศัยสมาธิสูง มีสถานที่ทำงานที่มีขอบเขตเฉพาะ การจราจรน้อยไม่พลุกพล่านและค่อนข้างเงียบ
8. การจัดสรรพื้นที่สำหรับการปฏิบัติงาน ควรอยู่บนพื้นฐานของตำแหน่งของบุคคลลักษณะของงานที่จะปฏิบัติ รวมทั้งจำนวนเครื่องมือเครื่องจักรที่จำเป็นต้องใช้
9. กลุ่มหรือบุคคลที่ทำหน้าที่จัดหาบริการพิเศษต่าง ๆ ควรมีสถานที่ทำงานใกล้กับกลุ่มผู้รับบริการนั้น
10. ควรจัดหาเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ที่ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างเหมาะสม
11. ควรกำหนดให้มีทางเดินอย่างเพียงพอในสำนักงาน เพื่อสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว และเพื่อให้พนักงานสามารถเคลื่อนไหวได้อย่างมีประสิทธิภาพ
12. ในการวางแผนผังสำนักงานควรให้ความสำคัญต่อความปลอดภัยของบุคลากร และลูกค้าผู้มารับบริการ เป็นลำดับต้น ๆ
13. การกำหนดให้มีพื้นที่เปิดโล่งขนาดใหญ่ จะเป็นบริเวณที่สามารถใช้ประโยชน์ได้มากกว่าพื้นที่ปิดขนาดเล็ก
14. ควรจัดเตรียมระบบไฟฟ้า เครื่องปรับอากาศ ระบบการควบคุมความชื้น และระบบการควบคุมเสียงให้เพียงพอ
15. การวางแผนผังสำนักงานที่ดีควรคำนึงถึงการขยายตัวในอนาคต
16. การวางแผนผังสำนักงานที่ดี ควรกำหนดให้งานเข้ามาสู่พนักงาน มิใช่ให้พนักงานเดินไปหางานมาทำ
การวางแผนเพื่อปรับปรุงสำนักงาน
การวางแผนปรับปรุงสำนักงานมีส่วนประกอบ ดังนี้
1. การจัดแผนผังสำนักงาน (Office Layout)
2. การจัดพื้นที่สำนักงาน (The private office Area)
3. การจัดทำแผนภูมิลำดับขั้นการปฏิบัติงาน (Process chart)
4. การปรับอากาศในสำนักงาน (Air Conditioning)
-7-
5. การตกแต่งสำนักงาน (Furnishing the Office)
6. การให้แสงสว่างในสำนักงาน (Office lighting)
7. การใช้สีตกแต่งสำนักงาน (Colour in the Office)
8. การลดปัญหาเสียงรบกวน (Noise Reduction)
เพื่อให้การดำเนินการในการปรับปรุงแก้ไข และพัฒนาปัจจัยแวดล้อมของสำนักงานทั้งหลายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ผู้บริหารควรจะได้มีการทำความเข้าใจเกี่ยวกับรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน แต่ละเรื่องดังนี้
1. การจัดแผนผังสำนักงาน (Office Layout)
การจัดแผนผังสำนักงาน หมายถึง การวางแผนในการจัดระเบียบปัจจัยต่างๆ ที่จะช่วยให้สายทางเดินของงานในหน่วยงาน ฝ่าย แผนก ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยคำนึงถึงประโยชน์ในการใช้สอย ทั้งผู้ที่มารับบริการและพนักงานเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับ สำหรับการจัดแผนผังสำนักงานมีสิ่งที่จะต้องทำความเข้าใจ ดังนี้
Frank M. Rachel and Donald L. Caruth ได้ให้ความหมายของ การจัดแผนผังสำนักงานไว้ว่า หมายถึง การจัดวางเครื่องใช้ในสำนักงานลงบนพื้นที่ที่มีอยู่ จากความหมายของการจัดแผนผังสำนักงาน จะมองเห็นเจตนาความต้องการ หรือความจำเป็นในการจัด เพื่อให้งานในสำนักงานดำเนินการไปตามลำดับขั้นตอน ตามลักษณะของกิจกรรมที่ต่อเนื่องกัน ดังนี้
1. วัตถุประสงค์ของการจัดแผนผังสำนักงาน (Objectives of office Layout)
การกำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดแผนผังสำนักงาน เป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหารที่จะต้องพิจารณากำหนดร่วมกับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน และนำไปตัดสินใจกำหนดแบบแผนผังสำนักงาน
วัตถุประสงค์ทั่วๆ ไปในการจัดแผนผังสำนักงานก็เพื่อ
1. จัดสายทางเดินของงานอย่างมีประสิทธิภาพ
2. จัดห้องสำนักงานให้แลดูกว้างขวาง ใช้ประโยชน์ได้เต็มที่
3. ทำให้พนักงานเจ้าหน้าที่มีความสะดวกสบายและมีความพอใจ
4. ทำให้ง่ายต่อการควบคุมการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่
5. ทำให้ผู้มาติดต่อ เยี่ยมเยียนเกิดความรู้สึกประทับใจ
6. จัดให้มีความยืดหยุ่นได้สำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จะมีขึ้นในอนาคต
7. จัดหาวัสดุ เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆ ให้สมดุลกับจำนวนพนักงานในทุกขั้นตอนของสายงาน
-8-
2. ความสำคัญของการจัดแผนผังสำนักงาน (Importance of Proper office Layout)อดีตผู้บริหารมักจะให้ความสนใจ ให้ความสำคัญเกี่ยวกับการจัดแผนผังโรงงานขนาดใหญ่ๆ เท่านั้น ส่วนการจัดแผนผังสำนักงานนั้นมักจะถูกละเลย เพราะคิดว่าไม่มีผลต่อการบริหารงานแต่อย่างใด ทั้งๆ ที่สำนักงานก็เป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่ผลิตที่สำคัญส่วนหนึ่งขององค์การ กล่าวคือ ผลิตข่าวสาร ข้อมูล สำหรับใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร ใช้ประกอบการวางแผนการบริหารงาน อันจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการบริหารงาน หากการจัดวางแผนสำนักงานไม่ดีพอก็จะทำให้ประสิทธิภาพในการบริหารงานต่ำลงได้ 3. หลักการจัดแผนผังสำนักงาน Denyer ได้ให้ข้อคิดไว้ว่า การจัดแผนผังสำนักงานนั้น จะให้เป็นไปตามอุดมการณ์นั้น ทำได้ยากมากเพราะมีปัญหามากมาย เช่น การจัดวางเครื่องใช้ เครื่องตกแต่ง จำนวนเจ้าหน้าที่ ขนาดของห้อง แสงสว่าง การถ่ายเทอากาศ ฯลฯ อาจจะไม่สมดุลย์ ไม่เหมาะสม เพื่อเป็นหลักประกอบการพิจารณา Denyer ยังได้เสนอแนะหลักการกว้างๆ ไว้ 9 ประการ คือ
1. การจัดสายทางเดิน (The Flow of Work) ควรจัดให้เป็นสายตรง หรือ รูปวงกลม ตัว U หรือ L.T. เพื่อลดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นของบุคคล ของเอกสาร
2. การจัดพื้นที่สำนักงานให้ปราศจากการกีดขวางทางให้มากที่สุด เช่น เครื่องกั้นแบ่งห้อง แบ่งแผนก
3. การจัดโต๊ะที่นั่งทำงาน ควรจัดให้เป็นไปตามแบบมาตรฐานที่กำหนดไว้ จัดโต๊ะให้หันหน้าไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อสะดวกในการควบคุมและเสริมให้การทำงานมีประสิทธิภาพอีกด้วย
4. ควรกำหนดขนาดพื้นที่ทำงานของแต่ละหน้าที่ให้แน่นอน เช่น เสมียนพนักงานประจำแผนก หัวหน้าแผนก ใช้พื้นที่เท่าไรจึงจะเหมาะสม
5. การจัดวางครุภัณฑ์ เครื่องใช้ อุปกรณ์ต่างๆ ควรจัดวางไว้ ณ ที่ที่จะหยิบใช้ได้ง่ายไม่กีดขวางทางเดิน
6. ทางเดินผ่านเข้าออกควรให้มีขนาดความกว้างประมาณ 3 ฟุต แต่จะต้องพิจารณาลักษณะงานและจำนวนโต๊ะ ขนาดโต๊ะทำงาน
7. ควรจัดแสงสว่างให้เหมาะสมกับลักษณะงาน เช่น งานที่ต้องการแสงสว่างมากควรอยู่ใกล้ประตูหน้าต่าง
8. การถ่ายเทหมุนเวียนของอากาศ ภายในสำนักงานจะต้องถ่ายเทได้ดี
9. การจัดแผนผังสำนักงานควรจัดให้สมดุลย์กัน มองดูสวยงาม เป็นระเบียบเรียบร้อย
4. ลำดับขั้นตอนในการจัดทำแผนผังสำนักงาน (Stept in layingout the office)การกำหนดขั้นตอนในการจัดทำแผนผังสำนักงาน ไม่ได้กำหนดเกณฑ์มาตรฐาน ตายตัวไว้ แต่จากประสบการณ์และการศึกษาเอกสารตำรา พอสรุปขั้นตอนเพื่อนำไปพิจารณาประยุกต์ใช้ ดังนี้
-9-
1. เขียนแผนผังพื้นที่ลงบนกระดาษ โดยใช้อัตราส่วนย่อให้สามารถเขียนลงในกระดาษได้พอดี และอัตราส่วนที่จะเขียนเกี่ยวกับอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้ที่จะจัดวางไว้บนพื้นที่ห้องสำนักงาน เช่น ตู้โต๊ะ เก้าอี้ ฉากกั้น ประตู หน้าต่าง ฯลฯ ก็ต้องใช้อัตราส่วนย่อเช่นเดียวกัน
2. กำหนดขนาดพื้นที่ของทางจราจรหลัก (ทางเดิน) ให้เหมาะสมกับขนาดรูปร่างของพื้นที่นั้นๆ รวมทั้งจะต้องคำนึงถึงประเภทของสำนักงาน ตำแหน่งทางเข้าออก บันได ลิฟท์ ห้องน้ำ ที่ต้อนรับ ห้องเครื่องมือ และอื่นๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การพิจารณากำหนดขนาดทางเดินได้เหมาะสมยิ่งขึ้น
3. รวบรวมรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับงานที่ต้องปฏิบัติบนพื้นที่สำนักงาน ว่ามีงาน กี่ประเภท อะไรบ้าง มีความต่อเนื่องกันอย่างไร มีวิธีปฏิบัติงานอย่างไร แบบและจำนวนของรายงานต่างๆ ที่จะต้องจัดทำ บริการต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง จะต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างกันเป็นการลำดับขั้นตอนเพื่อความสะดวกในการปฏิบัติ
4. กำหนดปริมาณงาน ขนาด ประเภท กลุ่มงานที่จะต้องปฏิบัติในแต่ละวัน สัปดาห์ เดือน หรือ ตลอดปี ซึ่งสามารถจะศึกษาจากปริมาณงานสถิติที่ผ่านมา
5. กำหนดกลุ่มงานพื้นฐานของสำนักงาน ข้อมูลดังกล่าวนี้อาจจะพิจารณาจากแผนภูมิองค์การ ซึ่งมีการแบ่งสายงานแยกตามลำดับขั้นการบังคับบัญชา ตั้งแต่สูงสุด ระดับกลาง ระดับหัวหน้างาน และระดับปฏิบัติการ
6. ประชุมปรึกษาหารือกับหัวหน้ากลุ่มงานต่างๆ เพื่อรับฟังความคิดเห็น ความต้องการของแต่ละกลุ่มงาน เพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง
7. กำหนดและแจ้งเหตุผลเกี่ยวกับสำนักงานส่วนบุคคล หมายถึง การพิจารณากำหนดให้มีหรือไม่มีสำนักงานส่วนบุคคล
8. จัดทำรูปแบบสัญลักษณ์รูปจำลองของอุปกรณ์ เครื่องมือ ครุภัณฑ์ต่างๆ ที่จะจัดวางแผนผังสำนักงานด้วย กระดาษสี หรือกระดาษแข็ง ก็ได้
9. จัดวางรูปแบบสัญลักษณ์ของสิ่งต่างๆ ของแต่ละกลุ่มลงบนแผนผัง โดยยึดหลักการจัดทำแผนผังสำนักงาน ซึ่งได้กล่าวมาแล้วข้างต้น
10.ตรวจสอบแผนผังสำนักงานที่จัดทำขั้นแรกอีกครั้ง เพื่อพิจารณาแก้ไขให้เหมาะสม ทั้งนี้เพื่อสายทางเดินของงานดำเนินไปได้ด้วยความสะดวก อีกทั้งมองดูแล้วสวยงามน่าชมอีกด้วย
11. ผู้บริหารพิจารณาอนุมัติแผนผังสำนักงานและประกาศใช้ดำเนินการจัดสำนักงาน
5. สัญลักษณ์ที่ใช้ในการจัดทำแผนผังพื้นที่สำนักงาน
สัญลักษณ์ (Symbol) ที่ใช้แสดงสิ่งต่างๆ ในสำนักงาน เพื่อประกอบการจัดทำแผนผังสำนักงานนั้น มีผู้คิดขึ้นใช้หลายรูปแบบแตกต่างกัน ซึ่งผู้บริหารอาจจะคิดสัญลักษณ์ขึ้นใช้เองก็ย่อมกระทำได้ บางหน่วยงานผู้บริหารใช้ภาพถ่ายย่อ ภาพวาดจากภาพของจริงมาใช้โดยตรง
แบบฝึกหัด : หลักการจัดสำนักงานและวางผังสำนักงาน
(ให้นักศึกษาทำในสมุด)
คำสั่ง จงตอบคำถามต่อไปนี้ให้เข้าใจพอสังเขป
1. การวางแผนมีความสำคัญอย่างไร
2. การจัดสำนักงานมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร
3. การจัดวางสำนักงานควรยึดหลักอะไร
4. การจัดเนื้อที่สำนักงานควรกำหนดเนื้อที่อย่างไร(ห้องผู้บริหาร ผู้ช่วยผู้บริหาร เลขานุการ พนักงานทั่วไป)
5. การปรับแสดงในสำนักงาน ควรปรับอย่างไร
6. ความดังของเสียงกำหนดความดังมาตรฐานไว้อย่างไร
7. เครื่องตกแต่งสำนักงานในความเข้าใจของท่าน ประกอบด้วยอะไรบ้าง
8. สิ่งแวดล้อมในการจัดสำนักงาน ได้แก่อะไร
9. การควบคุมเสียงรบกวนในสำนักงาน ทำได้อย่างไร
10. ถ้าห้องทำงานท่านแคบ ทำอย่างไรจึงจะแลดูให้กว้างขึ้น
11. หลักในการให้แสงสว่างมีอะไรบ้าง
แบบฝึกหัด : จรรยาบรรณของเลขานุการ
(ให้ทำในสมุด : เก็บคะแนน)
กำหนดให้นักศึกษาจัดทำแบบฝึกหัดจรรยาบรรณ (Take Home) แล้วส่งในวันถัดไป (29 ก.ค54)
คำสั่ง จงตอบคำถามต่อไปนี้ให้เข้าใจพอสังเขป
1. จรรยาบรรณ หมายถึงอะไร
2. อาชีพเลขานุการควรมีจรรยาบรรณในอาชีพอย่างไร
3. เลขานุการบริหารควรเป็นบุคคลอย่างไร
4. สิ่งที่เลขานุการบริหารต้องมีอยู่ในจิตสำนึกของการเป็นเลขานุการบริหาร คืออะไร
5. การมีจรรยาบรรณเป็นการสร้างลักษณะนิสัยขั้นพื้นฐานให้เกิดขึ้นได้แก่อะไรบ้าง
6. คุณธรรมและจริยธรรมที่เลขานุการบริหารต้องมีประจำใจ ได้แก่
7. พรหมวิหาร 4 มีอะไรบ้าง
8. อิทธิบาท 4 มีอะไรบ้าง
9. สังคหวัตถุ 4 มีอะไรบ้าง
10. การที่เลขานุการบริหารจะได้รับความไว้วางใจต้องสร้างสิ่งใดให้เกิดขึ้นในตัวเอง
11. เลขานุการบริหารต้องเป็นแบบอย่างแก่พนักงานในหน่วยงานเพราะเหตุใด
12. ท่านคิดว่าหลักจรรยาบรรณของอาชีพเลขานุการข้อใดสำคัญที่สุด เพราะเหตุใด
NEW&UPDATE 
